Jeśli szukasz łatwego w obsłudze systemu, który poradzi sobie ze wszystkimi kartami czasu pracy, jej planowaniem i raportowaniem w ułamku sekundy – dobrze trafiłeś! Poznaj TimeMoto.

Większość przedsiębiorstw prowadzi rejestr czasu pracy swoich pracowników, nie tylko w celu weryfikacji ich obecności, ale również by w razie zagrożenia, np.: pożaru, posiadać informacje o liczbie pracowników znajdujących się w danym czasie w zakładzie pracy. Zazwyczaj rejestrowanie odbywa się na kartach pracy pozostawionych przy drzwiach lub w innym, dostępnym dla pracowników miejscu, jednak po zaostrzeniu przepisów RODO zaczęło się to zmieniać. Ze względu na ochronę danych osobowych imiona i nazwiska poszczególnych pracowników zaczęto zastępować ich loginami, lub pseudonimami nadanymi w inny sposób.

Wprowadzenie tych zmian skłoniło niektóre z firm do poszukiwania bardziej efektywnych rozwiązań, niż wykorzystywana do tej pory forma papierowa, które miały nie tylko być zgodne z przepisami RODO, ale również wesprzeć efektywność pracy kadr. Jednym z takich rozwiązań jest System Rejestracji Czasu Pracy TimeMoto od firmy Safescan. Nie tylko pozwala on na rejestrację czasu pracy pracowników, ale również pomaga w jej raportowaniu i planowaniu, a dodatkowo jest całkowicie zgodny z RODO.

Jak działa system TimeMoto?

Pracodawca zakupuje wybrany terminal w zależności od wielkości swojej firmy i typu rejestrowania, jaki ma być w niej dostępny (poza rejestracją za pomocą kodu pin i karty RFID, można zdecydować się również na terminal pozwalający na odczytywanie odcisków palca czy rozpoznający twarz). Wraz z urządzeniem otrzymuje się dostęp do oprogramowania, które pozwala nam zastąpić papierowe karty czasu pracy. Dane o wejściu lub wyjściu pracownika z pracy po jego rejestracji na terminalu, zbierane są za pomocą karty, kodu pin czy opcji biometrycznej. Dane te nie tylko są widoczne, ale również można je eksportować do pliku .pdf, .xls czy .csv, a stąd już krótka droga do szybkiego zarządzania i weryfikowania tych danych. Co ważne, oprogramowanie również może weryfikować czas pracy pracownika. Dzięki ustawieniu wymaganego czasu pracy – czy to dla danego działu, komórki, czy oddziału – osoby z uprawnieniami mają możliwość weryfikowania czy pracownicy wykonują swoje obowiązki przez określony czas lub czy nie przekroczyli przysługującego im czasu przerwy.

Warto też pamiętać, że epidemia, która dotknęła cały świat wpłynęła również na to jak i gdzie pracujemy. W wielu przedsiębiorstwach pracownicy zaczęli korzystać z możliwości pracy zdalnej, co niesie za sobą zmianę w sposobie rozliczania czasu pracy przez pracodawców. Przedsiębiorstwa, które zbierały jedynie karty pracy pracowników, nie mają możliwości uzyskania podpisu na takiej karcie, a nawet nowoczesne systemy RFID nie zawsze zdają tutaj egzamin. W przypadku zaprezentowanego wcześniej systemu wystarczy skorzystać z możliwości jaką daje chmura TimeMoto. Pracownicy mają możliwość zalogowania się do pracy za pomocą aplikacji lub strony dostępnej poprzez przeglądarkę internetową, natomiast pracodawca ma podgląd na czas pracy pracowników oraz ich obecność w „domowym biurze”. Rozwiązanie to może przydać się również w firmach, w których pracownicy odbywają swoje obowiązki „w terenie”. W każdym miejscu na świecie mają bowiem możliwość zalogowania się i rozpoczęcia naliczania godzin pracy w systemie.

Rozwiązanie to pozwala na zachowanie spokoju ducha pracodawcom, którzy wiedzą, że żaden z pracowników nie nadużyje ich zaufania w takiej sytuacji, a pracownicy mogą być spokojni o rozliczanie, np.: nadliczbowego czasu pracy.

Nowe, elektroniczne systemy czasu pracy przydają się także w sytuacjach wyjątkowych, które mogą zagrażać pracownikom, np.: podczas ewakuacji budynku. Dzięki podglądowi obecności na żywo w aplikacji możemy sprawdzić, czy nasi wszyscy pracownicy wyszli z budynku. Jeśli ktoś tego nie zrobił, z łatwością zobaczymy brak zmiany jego statusu, nawet gdy któryś z pracowników zapomni skorzystać z terminala, łatwiej nam będzie zidentyfikować taką osobę.

Zmieniające się przepisy oraz sytuacja na świecie wpłynęły na to jak pracujemy oraz jak wyglądają miejsca świadczenia pracy. Zmiany dotknęły, nawet często pomijaną, kwestię rejestracji czasu pracy. Warto się zastanowić nad wyborem odpowiedniego rozwiązania, które może przynieść korzyści w postaci zaoszczędzonego czasu pracy kadr, czy lepszego kontrolowania swojej pracy pracownikom.