Tolle Ausrüstung: Evoko Room Manager
Von Jahr zu Jahr beobachten wir ein wachsendes Interesse an Systemen zur Raumbuchung. Aus diesem Anlass lohnt es sich, eine der ersten Lösungen dieser Art auf dem Markt vorzustellen, die nach wie vor zu den am häufigsten gewählten in Europa gehört.
Liebe Leser – vor Ihnen liegt der Evoko Room Manager.
Die Fakten sprechen für sich – noch vor wenigen Jahren war Evoko auf der ISE-Messe in Amsterdam der einzige Vertreter von Systemen zur Buchung von Konferenzräumen (Room Management Systems). Im Jahr 2016 gab es bereits sehr viele Lösungen dieser Art. Es erschienen nicht nur neue Akteure auf dem Markt, sondern man konnte auch feststellen, dass einige bekanntere Marken den Handschuh aufgenommen haben.
Was ist ein Konferenzraum-Buchungssystem (Room Management System)?
Fast jedes Unternehmen verfügt in seinem Hauptsitz über einen Ort, meist einen separaten Raum, in dem man sich mit Mitarbeitern, Auftragnehmern oder Kunden treffen kann. Je mehr Mitarbeiter, desto mehr solcher Räume werden benötigt, und dann beginnen die Probleme.
– Welcher Raum ist gerade frei?
– Ich hatte ein Meeting vereinbart, aber jemand kam früher und hat meinen Raum belegt…
– Bitte warten Sie einen Moment, ich gehe kurz und suche einen Raum, in dem wir in Ruhe sprechen können.
– Schon wieder ist jemand mitten im Meeting reingekommen und hat gefragt, wann wir den Raum räumen.
Wenn die Anzahl der Konferenzräume über drei liegt, beginnt das wahre Chaos. Die Lösung für dieses Problem sind Konferenzraum-Buchungssysteme – wie der Evoko Room Manager. Sie ermöglichen vor allem eine klare Signalisierung der Raumbelegung sowie die Verwaltung des Buchungskalenders für den Raum. Zu den Schlüsselelementen gehören auch das ferngesteuerte Buchen/Stornieren von Meetings (über den Kalender) sowie das Buchen/Stornieren direkt über das Panel am Eingang zum Raum. Das sichtbarste Element des Raumbuchungssystems (aber nicht das einzige) ist genau dieses Panel, meist ein Touchscreen, der sich am Eingang zum Raum befindet. Er muss den Status des Raums auf klare Weise signalisieren. All diese Funktionen und noch viel mehr finden Sie im Evoko Room Manager.
Was zeichnet Evoko aus? Vor allem ein sehr ausgefeiltes Design – sowohl des Gehäuses als auch der Benutzeroberfläche. Diese Lösung ist bereits seit vielen Jahren auf dem Markt und wird die ganze Zeit über kontinuierlich weiterentwickelt. Ein ideales Beispiel ist die übersichtliche Benutzeroberfläche des Geräts – das Ergebnis jahrelanger Arbeit von Designern – entwickelt in Zusammenarbeit mit den Benutzern. Eine fantastische Lösung ist auch die Beleuchtung der Wand um das Gerät herum (ein wenig nach dem Vorbild von Ambilight bei Philips-Fernsehern). Dank dessen sieht man auf den ersten Blick, ob der Raum frei oder belegt ist; eine grüne Beleuchtung signalisiert, dass er aktuell leer sein sollte, während eine rote anzeigt, dass der Raum bereits reserviert ist.
Alles in allem ist das Produkt so konzipiert, dass selbst ein unerfahrener Benutzer keine Probleme mit der Bedienung hat.
Konfiguration
Sehr intuitiv ist auch die Integration mit dem Microsoft Office-Paket – und das auch von der Installationsseite her. Die Konfiguration von Evoko beginnen wir mit der Einrichtung eines sogenannten Ressourcenkontos auf dem Office365 / Exchange-Server im Office-Administrationspanel. Im neuesten Office 365 ist dies noch intuitiver gelöst – statt einer Ressource legen wir einfach ein Konferenzraumkonto an. Dies ist ein sehr wichtiger Schritt der Konfiguration, da genau der Kalender, der einem bestimmten Konto zugewiesen ist, der Hauptkalender sein wird, der von Evoko genutzt wird.
Die Idee ist einfach: Evoko schafft kein separates Ökosystem, das Implementierungen, zusätzliche Software-Tools und Schulungen erfordert. Es ist einfach ein intelligentes Display des Kalenders, der dem Konferenzraum im Office-Paket zugewiesen ist, das die Mitarbeiter nutzen und an das sie gewöhnt sind.
Wenn wir schon beim Thema Unterstützung für Microsoft Office sind, lohnt es sich, andere Office-Pakete / Systeme zu erwähnen, die von Evoko unterstützt werden. Wenn Ihr Unternehmen oder das Unternehmen Ihres Kunden beispielsweise auf Basis von Lotus oder Google Apps for Business arbeitet, integriert sich Evoko auch mit diesen. Die vollständige Liste der unterstützten Systeme finden Sie unten. Der Besitz eines der genannten Systeme ist eine notwendige Voraussetzung für die Nutzung des vollen Funktionsumfangs der Evoko Room Manager-Lösung.
Wenn wir das Raumkonto bereits auf Ebene des Office-Pakets konfiguriert haben, ist es an der Zeit, das Evoko-Panel vorzubereiten. Das Hochladen der Einstellungen auf den Room Manager sollte dem Administrator oder Installateur nicht die geringsten Probleme bereiten. Zur Vorbereitung der Datei mit der ersten Konfiguration dient das sehr intuitive Programm Evoko Control Panel, das uns Schritt für Schritt durch die einzelnen Konfigurationsphasen führt.
In einer der letzten Phasen können wir unserem Raum auch einige zusätzliche Informationen zuweisen, die von Office-Paketen nicht unterstützt werden, die aber auf dem Evoko-Panel sichtbar sein werden, z. B. Raumkapazität oder verfügbare Ausrüstung.
Eine der letzten Tätigkeiten ist das Hochladen der Konfigurationsdatei auf einen USB-Stick (ein gewöhnlicher Pendrive), der dann an Evoko angeschlossen und das Gerät gestartet werden muss. Die Konfiguration lädt sich automatisch. Um es noch einfacher zu machen – jede weitere Änderung kann der Netzwerkadministrator / die IT-Abteilung aus der Ferne über das lokale Netzwerk vornehmen. Das Evoko Control Panel stellt auch Tools zur Überwachung der Evoko-Einheiten im lokalen Netzwerk oder zur Erstellung von Statistiken über die Buchung von Konferenzräumen bereit.
Meetings buchen
Wie sieht das Buchen von Meetings aus? Der Benutzer hat zwei grundlegende Lösungen – er kann dies direkt über das Evoko-Panel tun, wo er ein Meeting ad hoc für die nächsten paar Stunden bucht. Der Bildschirm ist ein Touchscreen – es reicht also, den Bildschirm zu berühren, damit die verfügbaren Optionen erscheinen.
Die zweite Methode, also das Planen von Meetings auf lange Sicht, erfordert bereits die Nutzung des Kalenders. Und so kann man beispielsweise mit Outlook auf den persönlichen Kalender gehen, Datum, Uhrzeit, Teilnehmer und den Raum auswählen, in dem das Meeting stattfinden wird. Das Senden einer Einladung führt automatisch zur Reservierung des Raums im Evoko-Panel. Wir können auch direkt in den Kalender des Konferenzraums gehen und dort den Zeitplan des Raums einsehen, um einen geeigneten Termin für das Meeting auszuwählen.
Wie viel kann man sparen?
Bequemlichkeit und Übersichtlichkeit sind das eine. Die zweite Sache sind die Einsparungen, die wir durch eine bessere Verwaltung der Raumbuchungszeiten im Hauptsitz und der Zeit der Mitarbeiter erzielen können, indem wir z. B. leere Reservierungen oder die Zeit, die mit der Suche nach einem freien Raum verschwendet wird, eliminieren. Können wir prüfen, wie schnell sich der Kauf von Evoko amortisiert? Natürlich können wir das! Ein Klick auf das untenstehende Diagramm führt uns zu einem speziellen Excel-Formular, nach dessen Ausfüllen eine detaillierte Information darüber generiert wird, wie viel wir durch eine bessere Verwaltung der Räume in unserem Unternehmen sparen werden.
Bei uns hat sich Evoko nach 14 Monaten amortisiert, und bei Ihnen?