Czym są wideokonferencje dla biznesu i jaki system do wideokonferencji do sal spotkań będzie najlepszy? Nad czym pochylić się w pierwszej kolejności? Takie pytania pojawiają się coraz częściej wśród przedsiębiorstw, które chcą wykorzystać możliwości płynące z nowych technologii. I jak zwykle nie istnieje uniwersalna odpowiedź, która zadowoli wszystkie strony.

Z tą myślą w głowach przygotowaliśmy dwuczęściowy poradnik dotyczący wyboru najpierw systemu, a następnie odpowiedniego sprzętu do wideokonferencji. Chcemy rzucić więcej światła na te kilka pierwszych decyzji, które trzeba podjąć, aby w przyszłości każde spotkanie z elementami wideokonferencji odbywało się bez problemów i rzeczywiście pomagało, a nie irytowało.

Przedstawiamy wstęp do technologii, główne trendy, możliwości oraz garść sugestii – natomiast wyciągnięcie wniosków i wybór odpowiedniego rozwiązania pozostawiamy już osobom decyzyjnym.

Poradniki przygotowane są w głównej mierze na podstawie sprzętu do wideokonferencji marki AVer oraz systemów wideokonferencyjnych w chmurze Vidyo.

Część pierwsza – terminal czy chmura?

Początki

Początkowo systemy do wideokonferencji były reklamowane jako alternatywa dla dalekich wyjazdów służbowych, a hasła typu Zamiast podróży – wygodna rozmowa za pomocą połączenia wideokonferencyjnego były (i wciąż są) częścią materiałów marketingowych tych rozwiązań.

Jednak z czasem w miarę popularyzacji wideokonferencji podejście uległo zmianie. Wideokonferencje stały się narzędziem w pracy biznesowej – obok e-maili czy komunikatorów. Pojawiły się też bardziej adekwatne hasła reklamowe: Wspólna praca i codzienne dyskusje nad projektem, gdy zespół operuje w kilku miastach? Dlaczego nie!

Warto wspomnieć o pracy zdalnej, która jest coraz częstszym sposobem  na zatrudnienie, szczególnie jeśli chodzi o wysokiej klasy specjalistów. W tej kwestii wideokonferencje okazują się dużym wsparciem.

I to właśnie powyższe paragrafy oddają to, czym są dzisiejsze systemy do wideokonferencji. To kolejna metoda komunikacji biznesowej, która ma pozytywnie wpłynąć na przepływ informacji, wydajność pracy czy jej skuteczność.

W dobie powszechnych wideokonferencji dystans nie ma już znaczenia.

Wideokonferencja sprzętowa (on-premises) czy chmura?

To podstawowe pytanie, na które trzeba sobie odpowiedzieć na pierwszym etapie wyboru sprzętu do wideokonferencji. Początkowo systemy do wideokonferencji były rozwiązaniami, które wymagały inwestycji znacznych środków, zwłaszcza w sprzęt – serwer, końcówki czy infrastrukturę. Kosztowne było też wdrożenie, co razem z cenami sprzętu sprawiało, że to rozwiązanie było dostępne jedynie dla dużych przedsiębiorstw, w których do komunikacji używali je zazwyczaj najwyżej postawieni pracownicy.

Tak zaczynały wideokonferencje i to właśnie one były bezpośrednimi poprzednikami dzisiejszych rozwiązań sprzętowych.

Przykład? Popularny pod koniec lat 90. Polycom ViewStation®.

Wraz z rozwojem technologii, upowszechnieniem szybkiego dostępu do internetu i wzrostem zainteresowania modelem biznesowym SaaS (ang. Software as a Service oprogramowanie jako usługa) wyłoniła się nowa kategoria rozwiązań wideokonferencyjnych. Dzięki dobrodziejstwom Cloud Computingu rozwiązanie to pozwala na szybkie nawiązanie połączenia wideo za pośrednictwem dowolnego komputera z odpowiednim systemem operacyjnym i dostępem do sieci. Tak narodziły się wideokonferencje chmurowe.

Przykład? Popularny do dzisiaj Skype.

Trzeba jednak przyznać, że dzisiaj sztywny podział na wideokonferencje chmurowe i sprzętowe już nie istnieje i nie jest potrzebny. Choć wciąż na początku trzeba wybrać, czy do komunikacji wykorzystamy rozwiązanie sprzętowe w postaci osobnego terminala czy oprogramowanie instalowane na komputerze, które korzysta z chmury. Jednak bez względu na początkowy wybór dzisiejszy użytkownik nie zamyka się na drugą opcję.

Wideokonferencje sprzętowe / on-premises

Niezależne systemy wideokonferencyjne, których jedyną (lub główną) rolą jest sprawna komunikacja biznesowa, są często kojarzone ze sporymi kosztami inwestycji. Trzeba przyznać, że już nie jest to regułą. Nie są to już skomplikowane i drogie systemy dostępne dla nielicznych, tylko skupione na komunikacji wydajne terminale, które poprawnie wdrożone i zaimplementowane dają efekt najbardziej zbliżony do przebywania w tym samym pomieszczeniu z innymi uczestnikami wideokonferencji. 

Aby ograniczyć koszty wdrożenia, takie systemy można podzielić na mostki i końcówki (end-pointy). Jeden mostek jest w stanie zestawić wielostronne połączenie z kilku lokalizacji (end-pointów lub innych mostków) jednocześnie. Z kolei pojedyncze końcówki mogą jedynie nawiązywać połączenia typu punkt-punkt.

Przykład połączenia on-premise na podstawie jednostki AVer SVC500

Dzięki wąskiej specjalizacji taki sprzęt jest skupiony na dostarczaniu najwyższej jakości połączenia – wysoka rozdzielczość, duża liczba klatek oraz bardzo dobre audio sprawia, że komunikacja jest płynna. Pomaga w tym fakt, że dołączane do zestawu kamery i mikrofony są idealnie skrojone pod komunikację biznesową. Z drugiej strony systemy tego typu wymagają wdrożenia i ścisłej współpracy z IT przy pierwszym uruchomieniu oraz testowaniu. Dzisiejsze systemy (nawet innych producentów) działają zazwyczaj w oparciu na tych samych protokołach komunikacyjnych: H.323 oraz SIP. Sprawia to, że komunikacja pomiędzy terminalami sprzętowymi różnych producentów zazwyczaj nie stanowi większego problemu.

Plusy i minusy wideokonferencji sprzętowej

Plusy

  • Sprzęt skupiony na komunikacji – nie wymaga komputera
  • Wysoka jakość audio i wideo
  • Płynność / stabilność połączenia
  • Zwiększone bezpieczeństwo przesyłanych danych (brak chmury po drodze)
  • Dobra komunikacja pomiędzy systemami różnych producentów, o ile opierają się na tym samym standardzie
  • Potencjalne dodatkowe funkcje, takie jak nagrywanie sesji, możliwość streamingu czy kompatybilność ze Skype dla Biznesu

Minusy

  • Wyższe początkowe koszty inwestycji
  • Jedno pomieszczenie = jeden system = wysokie koszty
  • Wymaga integracji i regularnej opieki IT
  • Potencjalne trudności z komunikacją zewnętrzną (użytkownicy spoza systemu)
  • Wysokie koszty rozbudowy terminala, np. o obsługę dodatkowych końcówek
  • Jedynie wybrani dostawcy oferują integrację z usługami Microsoft Teams / Google Hangouts
  • W przypadku awarii mostka, braku sieci czy prądu w centralnej lokalizacji mogą wystąpić problemy z zestawieniem połączenia wielostronnego

Wideokonferencja sprzętowa – dla kogo?

  • dla użytkowników przyzwyczajonych do tego typu rozwiązań, tzw. tradycyjni odbiorcy
  • dla tych, którzy zwracają szczególną uwagę na bezpieczeństwo danych oraz przekazywanych informacji:
    • korporacje
    • wojsko
    • jednostki rządowe i administracyjne
  • dla szukających najlepszej jakości połączenia
  • dla szukających stabilnego i sprawdzonego rozwiązania do spotkań wewnątrz firmy, np. pomiędzy oddziałami, członkami zarządu, radą nadzorczą

Wideokonferencja sprzętowa – komu odradzamy?

  • osobom, które nie rozstają się ze swoim laptopem, który jest dla nich hubem komunikacyjnym
  • tworzącym system do komunikacji z dużą liczbą rotujących osób z zewnątrz, np. klientami czy osobami mobilnymi

Przykład wideokonferencji sprzętowej

AVer seria EVC

Seria EVC to rozwiązanie sprzętowe, które w przystępnej cenie oferuje duże możliwości znane z droższych systemów.

  • obsługa do 10 lokalizacji
  • wysokiej klasy kamera PTZ o szerokim kącie widzenia
  • opcjonalna obsługa Skype dla Biznesu

AVer seria SVC

Zaawansowana seria wideokonferencji marki AVer, która oprócz dostarczania najwyższej jakości komunikacji biznesowej pozwala na:

  • podłączenie i sterowanie dwiema kamerami jednocześnie,
  • wbudowane wsparcie dla Skype for Business,
  • streaming sesji wideokonferencyjnej, np. na YouTube,
  • obsługę do 16 lokalizacji,
  • wbudowany dysk twardy do zapisu wideokonferencji.
Jednostka AVer SVC100 – end-point

Wideokonferencje cloudowe / aplikacje

Wzrost popularności Cloud Computingu i masowe przenoszenie aplikacji do chmur obliczeniowych nie ominęło także rynku wideokonferencji. Tam, gdzie wcześniej wymagany był terminal wideokonferencyjny zintegrowany z siecią i wyświetlaczem w postaci TV bądź projektora, teraz wystarczy kliknąć odpowiednią ikonę na pulpicie, aby połączyć się z dowolnym miejscem na ziemi. Nie bez znaczenia był także rozwój sprzętu komputerowego, który sprawił, że każde multimedialne urządzenie – laptop, tablet czy smartfon, są obecnie wyposażone nie tylko w mikrofon, ale również w kamerę.

Skrzętnie wykorzystali to deweloperzy oprogramowania, masowo dostarczając łatwych w obsłudze aplikacji do komunikacji, zarówno tej ze znajomymi, jak i biznesowej. Duża konkurencja na tym polu stymulowała rozwój aplikacji do wideokonferencji, które dzisiaj są prawdziwymi kombajnami, jeśli chodzi o oferowane możliwości.

Najlepszym przykładem jest uniwersalna aplikacja Vidyo. Prezentuje ona typową dla chmurowych rozwiązań skalowalność – od maksymalnej liczby użytkowników w sesji, po dostępne funkcje. Co jednak ważne, może być idealnym mostkiem do tworzenia wideokonferencji z udziałem rozwiązań on-premise (takimi jak AVer EVC/SVC).

Kolejnym istotnym czynnikiem jest to, że niezbędne w pracy niemal każdego przedsiębiorstwa pakiety biurowe – Office od Microsoft czy G Suite od Google, zawierają w zestawie aplikacje do wideokonferencji. Są to odpowiednio Microsoft Teams oraz Hangouts Meet.

Wideokonferencja w chmurze jest prosta, skalowalna, a jej używanie przypomina używanie każdego innego programu uruchamianego w systemie Windows czy iOS. Ważnym plusem jest bezproblemowy dostęp dla osób trzecich, które na co dzień nie używają wideokonferencji i nie posiadają sprzętu, ani oprogramowania. Wystarczy wysłać link, a odbiorca po jego otwarciu już po chwili jest pełnoprawnym uczestnikiem. Z drugiej strony to już nie jest sprzęt, ale usługa, za którą trzeba płacić w rozliczeniu rocznym lub miesięcznym – co nie każdemu może przypaść do gustu.

Mitem są również doniesienia o mniejszym bezpieczeństwie usług chmurowych. Po raz kolejny warto przytoczyć tutaj przykład Vidyo, które jako usługa Saas może być postawiona lokalnie, u klienta. Z takiej formy “chmury” skorzystał m.in. CERN, który jako agencja badań jądrowych przykłada do bezpieczeństwa szczególną uwagę.

Schemat przykładowego połączenia chmurowego

Sama usługa to jednak nie wszystko – bo wideokonferencja biznesowa, w której po jednej stronie uczestniczy więcej niż dwie lub trzy osoby, nie może być dobrze zrealizowana z wykorzystaniem kamerki i mikrofonu w laptopie. Aby osiągnąć jakość, która pozwoli na bezproblemową komunikację biznesową, należy zaopatrzyć się w odpowiedniej klasy akcesoria – zwłaszcza mikrofon i kamerę. O tym jednak przeczytacie w drugiej części naszego poradnika.

Plusy i minusy wideokonferencji chmurowej

Plusy

  • Prosta obsługa i łatwość komunikacji
  • Stworzone do komunikacji „na zewnątrz” – nie trzeba mieć ani specjalnego sprzętu, ani oprogramowania
  • Niski / zerowy koszt początkowy (są już dostępne w pakietach biurowych)
  • Bardziej elastyczna oferta i możliwość dopasowania produktu do potrzeb (np. zwiększenie lub zmniejszenie liczby funkcji czy użytkowników)
  • Proste wdrożenie i brak potrzeby aktualizacji (automatyczna aktualizacja na serwerze)
  • Duże możliwość współpracy – przez szybkie wysyłanie plików po udostępnianie pulpitu komputera
  • Dostęp z poziomu laptopa / tabletu / smartfona pozwala każde pomieszczenie zamienić w salę do wideokonferencji
  • W rozwiązaniach chmurowych Vidyo bezpieczeństwo stoi na bardzo wysokim poziomie – komunikacja jest szyfrowana na różnych etapach połączenia sprzętowego AES, TLS SSL, do szyfrowania ruchu RTP wykorzystywane są logarytmy na krzywych eliptycznych ECDH, RSA, każda końcówka ma przy pierwszej instalacji generowany specjalny, unikalny token bezpieczeństwa.

Minusy

  • Model subskrypcyjny przekładający się na wyższe koszty inwestycji po określonym czasie
  • Uzależnienie od dostawcy rozwiązania może spowodować, że usługa będzie niedostępna z niezależnych od użytkownika powodów (awaria serwerów, aktualizacja itp.)
  • Zazwyczaj wymagany jest osobny zakup akcesoriów – zwłaszcza odpowiedniej kamery i mikrofonu

Wideokonferencja chmurowa – dla kogo?

  • dla użytkowników o ograniczonym budżecie początkowym i zaczynających swoją przygodę z komunikacją biznesową – chmura jest alternatywą dla małych i średnich przedsiębiorstw, których nie stać na opcję on-premises
  • dla tych, którzy chcą wykorzystać wideokonferencję głównie do komunikacji na zewnątrz, np. z potencjalnymi klientami
  • dla małych / średnich przedsiębiorstw, które są w fazie intensywnego rozwoju i potrzebują elastycznych i skalowalnych usług, również dla tych, które nie posiadają lub nie chcą obciążać działu IT
  • dla przedsiębiorstw już operujących w chmurze (np. posiadających Office365 czy G Suite)
  • dla tych, którzy poza komunikacją chcą wykorzystać system wideokonferencyjny jako narzędzie do pracy zespołowej pomiędzy zespołami operującymi w różnych lokalizacjach – np. wspólnej pracy nad plikami i innymi materiałami
  • dla tych, którzy korzystają ze swojego notebooka jako platformy „do wszystkiego”

Wideokonferencja sprzętowa – komu odradzamy?

  • dużym firmom, które stawiają na rozwiązania skupione na konkretnym celu i preferują, aby wszystko działo się na lokalnych serwerach i przeznaczonych tylko do jednego celu urządzeniach
  • tym, którzy szukają na rynku rozwiązań do komunikacji na odległość oferujących najlepszą jakość wideo i audio – tutaj rozwiązania sprzętowe wciąż dominują

Czy wybór jednej z powyższych opcji nas ogranicza?

Odpowiedź jest prosta: absolutnie nie! Dzisiaj linia podziału nie jest tak wyraźna, jak jeszcze kilka lat temu – usługi cloud i on-premises sprawnie współdziałają ze sobą i początkowe skupienie na jednym rozwiązaniu nie odcina nam drogi do integracji tego drugiego. Odpowiednie mostki sprzętowe lub chmurowe pozwalają na uczestniczenie obu rozwiązań w ramach jednej sesji wideokonferencyjnej.

Oba rozwiązania też dużo czerpią od siebie – dostawcy, tacy jak Vidyo, umożliwiają instalację usługi chmurowej na lokalnym serwerze, a dostawcy terminali sprzętowych oferują rozwiązania hybrydowe połączone z chmurą.  

Wciąż jednak wybór jest konieczny i na początku implementacji tych systemów wypada zastanowić się i odpowiednio zaplanować ścieżkę wdrożenia.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zacząć od góry struktury firmy i dla osób decyzyjnych wdrożyć kilka systemów sprzętowych, a następnie sukcesywnie zaopatrywać ogólnodostępne sale konferencyjne w kompatybilne systemy chmurowe.

Można też wideokonferencje wdrażać oddolnie – na potrzeby pracowników, którzy wykorzystują je do komunikacji z klientem, a potem stopniowo oddając sprzęt do dyspozycji wewnątrz firmy – wyposażając sale konferencyjne czy pokoje spotkań.

Wybór typu rozwiązania czy metodyki wdrożenia to początek drogi. Kolejnym krokiem będzie wybór sprzętu, zwłaszcza akcesoriów do wideokonferencji, które wesprą usługę chmurową w dostarczaniu wysokiej klasy komunikacji biznesowej. I w tym celu powstaje druga część poradnika – skupiona na wyborze odpowiedniego sprzętu, który podłączymy do komputera / laptopa / Macbooka i który sprawdzi się w zastanych warunkach sali konferencyjnej.