Business- und Videokonferenzsysteme, Teil eins – Terminal oder Cloud?

Was sind Videokonferenzen für Unternehmen und welches Videokonferenzsystem für Besprechungsräume ist das beste? Womit sollte man zuerst beginnen? Solche Fragen tauchen immer häufiger bei Unternehmen auf, die die Möglichkeiten neuer Technologien nutzen möchten. Und wie immer gibt es keine universelle Antwort, die alle Seiten zufriedenstellt.

Mit diesem Gedanken im Hinterkopf haben wir einen zweiteiligen Leitfaden zur Auswahl zuerst des Systems und dann der entsprechenden Videokonferenzausrüstung erstellt. Wir möchten etwas mehr Licht auf die ersten Entscheidungen werfen, die getroffen werden müssen, damit in Zukunft jedes Meeting mit Videokonferenzelementen reibungslos abläuft und tatsächlich hilft, anstatt zu irritieren.

Wir präsentieren eine Einführung in die Technologie, die wichtigsten Trends, Möglichkeiten und eine Handvoll Vorschläge – das Ziehen von Schlussfolgerungen und die Auswahl der richtigen Lösung überlassen wir jedoch den Entscheidungsträgern.

Die Leitfäden basieren hauptsächlich auf Videokonferenzausrüstung der Marke AVer sowie Cloud-Videokonferenzsystemen von Vidyo.

Teil eins – Terminal oder Cloud?

Anfänge

Anfangs wurden Videokonferenzsysteme als Alternative zu langen Geschäftsreisen beworben, und Slogans wie Statt Reisen – ein bequemes Gespräch per Videokonferenzverbindung waren (und sind es immer noch) Teil der Marketingmaterialien dieser Lösungen.

Mit der Zeit und der zunehmenden Verbreitung von Videokonferenzen hat sich der Ansatz jedoch geändert. Videokonferenzen sind zu einem Werkzeug in der geschäftlichen Arbeit geworden – neben E-Mails oder Messengern. Es tauchten auch passendere Werbeslogans auf: Zusammenarbeit und tägliche Diskussionen über ein Projekt, wenn das Team in mehreren Städten arbeitet? Warum nicht!

Erwähnenswert ist die Fernarbeit, die eine immer häufigere Beschäftigungsform ist, insbesondere bei hochkarätigen Spezialisten. In dieser Hinsicht erweisen sich Videokonferenzen als große Unterstützung.

Und genau die obigen Absätze spiegeln wider, was heutige Videokonferenzsysteme sind. Es ist eine weitere Methode der Geschäftskommunikation, die den Informationsfluss, die Arbeitseffizienz oder deren Wirksamkeit positiv beeinflussen soll.

Im Zeitalter weit verbreiteter Videokonferenzen spielt die Distanz keine Rolle mehr.

Hardware-Videokonferenz (on-premises) oder Cloud?

Dies ist die grundlegende Frage, die man sich in der ersten Phase der Auswahl von Videokonferenzausrüstung stellen muss. Ursprünglich waren Videokonferenzsysteme Lösungen, die erhebliche Investitionen erforderten, insbesondere in Hardware – Server, Endgeräte oder Infrastruktur. Auch die Implementierung war kostspielig, was zusammen mit den Hardwarepreisen dazu führte, dass diese Lösung nur großen Unternehmen zugänglich war, in denen sie normalerweise von den ranghöchsten Mitarbeitern zur Kommunikation genutzt wurde.

So begannen Videokonferenzen, und genau diese waren die direkten Vorgänger der heutigen Hardwarelösungen.

Ein Beispiel? Die Ende der 90er Jahre populäre Polycom ViewStation®.

Mit der Entwicklung der Technologie, der Verbreitung des schnellen Internetzugangs und dem wachsenden Interesse am SaaS-Geschäftsmodell (engl. Software as a Service – Software als Dienstleistung) entstand eine neue Kategorie von Videokonferenzlösungen. Dank der Vorteile des Cloud Computings ermöglicht diese Lösung den schnellen Aufbau einer Videoverbindung über jeden Computer mit dem entsprechenden Betriebssystem und Netzwerkzugang. So wurden Cloud-Videokonferenzen geboren.

Ein Beispiel? Das bis heute populäre Skype.

Man muss jedoch zugeben, dass die starre Trennung zwischen Cloud- und Hardware-Videokonferenzen heute nicht mehr existiert und nicht notwendig ist. Obwohl man anfangs immer noch wählen muss, ob man zur Kommunikation eine Hardwarelösung in Form eines separaten Terminals oder eine auf dem Computer installierte Software verwendet, die die Cloud nutzt. Doch unabhängig von der anfänglichen Wahl schließt sich der heutige Benutzer nicht für die andere Option aus.

Hardware-Videokonferenzen / on-premises

Unabhängige Videokonferenzsysteme, deren einzige (oder Haupt-)Rolle eine effiziente Geschäftskommunikation ist, werden oft mit hohen Investitionskosten assoziiert. Man muss zugeben, dass dies nicht mehr die Regel ist. Es sind keine komplizierten und teuren Systeme mehr, die nur wenigen zugänglich sind, sondern auf Kommunikation fokussierte, effiziente Terminals, die – korrekt implementiert und eingesetzt – den Effekt erzielen, der dem Aufenthalt im selben Raum mit anderen Videokonferenzteilnehmern am nächsten kommt.

Um die Implementierungskosten zu begrenzen, können solche Systeme in Bridges und Endpunkte (End-points) unterteilt werden. Eine Bridge ist in der Lage, eine Mehrparteienverbindung von mehreren Standorten (Endpunkten oder anderen Bridges) gleichzeitig aufzubauen. Einzelne Endpunkte können hingegen nur Punkt-zu-Punkt-Verbindungen herstellen.

Dank der engen Spezialisierung konzentriert sich solche Hardware auf die Bereitstellung einer Verbindung höchster Qualität – hohe Auflösung, hohe Bildrate und sehr gutes Audio sorgen für eine flüssige Kommunikation. Dazu trägt bei, dass die im Set enthaltenen Kameras und Mikrofone perfekt auf die Geschäftskommunikation zugeschnitten sind. Andererseits erfordern Systeme dieser Art eine Implementierung und enge Zusammenarbeit mit der IT bei der ersten Inbetriebnahme und beim Testen. Heutige Systeme (auch anderer Hersteller) arbeiten normalerweise auf Basis derselben Kommunikationsprotokolle: H.323 und SIP. Dies führt dazu, dass die Kommunikation zwischen Hardware-Terminals verschiedener Hersteller normalerweise kein größeres Problem darstellt.

Vor- und Nachteile der Hardware-Videokonferenz

Hardware-Videokonferenz – für wen?

• für Benutzer, die an diese Art von Lösungen gewöhnt sind, sogenannte traditionelle Empfänger
• für diejenigen, die besonderes Augenmerk auf die Sicherheit von Daten und übertragenen Informationen legen:
  • Konzerne
  • Militär
  • Regierungs- und Verwaltungseinheiten
• für diejenigen, die die beste Verbindungsqualität suchen
• für diejenigen, die eine stabile und bewährte Lösung für interne Firmenbesprechungen suchen, z. B. zwischen Niederlassungen, Vorstandsmitgliedern, Aufsichtsrat

Hardware-Videokonferenz – wem raten wir davon ab?

• Personen, die sich nicht von ihrem Laptop trennen, der für sie der Kommunikations-Hub ist
• die ein Kommunikationssystem mit einer großen Anzahl rotierender externer Personen erstellen, z. B. Kunden oder mobile Personen

Beispiel einer Hardware-Videokonferenz

AVer EVC-Serie

Die EVC-Serie ist eine Hardwarelösung, die zu einem erschwinglichen Preis große Möglichkeiten bietet, die von teureren Systemen bekannt sind.

• Unterstützung für bis zu 10 Standorte
• hochwertige PTZ-Kamera mit weitem Betrachtungswinkel
• optionale Unterstützung für Skype for Business

AVer SVC-Serie

Eine fortschrittliche Videokonferenzserie der Marke AVer, die neben der Bereitstellung von Geschäftskommunikation höchster Qualität Folgendes ermöglicht:

• Anschluss und Steuerung von zwei Kameras gleichzeitig,
• integrierte Unterstützung für Skype for Business,
• Streaming der Videokonferenzsitzung, z. B. auf YouTube,
• Unterstützung für bis zu 16 Standorte,
• integrierte Festplatte zur Speicherung von Videokonferenzen.

Cloud-Videokonferenzen / Anwendungen

Der Anstieg der Popularität von Cloud Computing und die massenhafte Verlagerung von Anwendungen in Cloud-Umgebungen haben auch den Videokonferenzmarkt nicht verschont. Wo früher ein Videokonferenzterminal erforderlich war, das mit einem Netzwerk und einem Display in Form eines Fernsehers oder Projektors integriert war, reicht es jetzt aus, auf das entsprechende Symbol auf dem Desktop zu klicken, um sich mit jedem Ort der Welt zu verbinden. Nicht ohne Bedeutung war auch die Entwicklung der Computerhardware, die dazu führte, dass jedes Multimedia-Gerät – Laptop, Tablet oder Smartphone – heute nicht nur mit einem Mikrofon, sondern auch mit einer Kamera ausgestattet ist.

Dies haben Softwareentwickler geschickt genutzt und massenhaft einfach zu bedienende Kommunikationsanwendungen bereitgestellt, sowohl für die Kommunikation mit Freunden als auch für geschäftliche Zwecke. Der große Wettbewerb auf diesem Gebiet stimulierte die Entwicklung von Videokonferenzanwendungen, die heute echte Alleskönner sind, was die angebotenen Möglichkeiten betrifft.

Das beste Beispiel ist die universelle Anwendung Vidyo. Sie präsentiert die für Cloud-Lösungen typische Skalierbarkeit – von der maximalen Anzahl der Benutzer in einer Sitzung bis hin zu den verfügbaren Funktionen. Was jedoch wichtig ist, sie kann eine ideale Brücke für die Erstellung von Videokonferenzen unter Beteiligung von On-Premise-Lösungen (wie AVer EVC/SVC) sein.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist, dass die in der Arbeit fast jedes Unternehmens notwendigen Office-Pakete – Office von Microsoft oder G Suite von Google, Videokonferenzanwendungen im Set enthalten. Dies sind Microsoft Teams bzw. Hangouts Meet.

Videokonferenzen in der Cloud sind einfach, skalierbar, und ihre Nutzung ähnelt der Nutzung jedes anderen Programms, das unter Windows oder iOS ausgeführt wird. Ein wichtiger Vorteil ist der problemlose Zugang für Dritte, die im Alltag keine Videokonferenzen nutzen und weder über Hardware noch Software verfügen. Es reicht aus, einen Link zu senden, und der Empfänger ist nach dem Öffnen nach einem Moment ein vollwertiger Teilnehmer. Andererseits ist dies keine Hardware mehr, sondern eine Dienstleistung, für die man in einer jährlichen oder monatlichen Abrechnung bezahlen muss – was nicht jedem gefallen mag.

Ein Mythos sind auch Berichte über eine geringere Sicherheit von Cloud-Diensten. Wieder einmal lohnt es sich, hier das Beispiel von Vidyo anzuführen, das als SaaS-Dienst lokal beim Kunden installiert werden kann. Eine solche Form der “Cloud” nutzte u.a. das CERN, das als Kernforschungsagentur der Sicherheit besondere Aufmerksamkeit schenkt.

Die Dienstleistung allein ist jedoch nicht alles – denn eine Geschäftsvideokonferenz, an der auf einer Seite mehr als zwei oder drei Personen teilnehmen, kann nicht gut mit der Kamera und dem Mikrofon eines Laptops realisiert werden. Um eine Qualität zu erreichen, die eine problemlose Geschäftskommunikation ermöglicht, sollte man sich mit Zubehör der entsprechenden Klasse ausstatten – insbesondere Mikrofon und Kamera. Darüber lesen Sie jedoch im zweiten Teil unseres Leitfadens.

Vorteile

• Einfache Bedienung und Kommunikationsleichtigkeit
• Geschaffen für die Kommunikation „nach außen“ – man muss weder spezielle Hardware noch Software haben
• Niedrige / keine anfänglichen Kosten (sind bereits in Office-Paketen verfügbar)
• Flexibleres Angebot und Möglichkeit, das Produkt an die Bedürfnisse anzupassen (z. B. Erhöhung oder Verringerung der Anzahl der Funktionen oder Benutzer)
• Einfache Implementierung und keine Notwendigkeit für Updates (automatische Aktualisierung auf dem Server)
• Große Möglichkeiten der Zusammenarbeit – durch schnelles Senden von Dateien bis hin zur Freigabe des Computer-Desktops
• Der Zugriff über Laptop / Tablet / Smartphone ermöglicht es, jeden Raum in einen Videokonferenzraum zu verwandeln
• Bei Vidyo-Cloud-Lösungen ist die Sicherheit auf einem sehr hohen Niveau – die Kommunikation wird in verschiedenen Phasen der Hardwareverbindung AES, TLS SSL verschlüsselt, zur Verschlüsselung des RTP-Verkehrs werden Algorithmen auf elliptischen Kurven ECDH, RSA verwendet, jeder Endpunkt hat bei der ersten Installation ein spezielles, einzigartiges Sicherheits-Token generiert.

Nachteile

• Abonnementmodell, das nach einer bestimmten Zeit zu höheren Investitionskosten führt
• Die Abhängigkeit vom Lösungsanbieter kann dazu führen, dass der Dienst aus vom Benutzer unabhängigen Gründen nicht verfügbar ist (Serverausfall, Update usw.)
• Normalerweise ist ein separater Kauf von Zubehör erforderlich – insbesondere eine geeignete Kamera und ein Mikrofon

Cloud-Videokonferenz – für wen?

• für Benutzer mit begrenztem Anfangsbudget, die ihr Abenteuer mit der Geschäftskommunikation beginnen – die Cloud ist eine Alternative für kleine und mittlere Unternehmen, die sich die On-Premises-Option nicht leisten können
• für diejenigen, die Videokonferenzen hauptsächlich für die Kommunikation nach außen nutzen möchten, z. B. mit potenziellen Kunden
• für kleine / mittlere Unternehmen, die sich in einer intensiven Wachstumsphase befinden und flexible und skalierbare Dienste benötigen, auch für solche, die keine IT-Abteilung haben oder diese nicht belasten möchten
• für Unternehmen, die bereits in der Cloud arbeiten (z. B. Office365 oder G Suite besitzen)
• für diejenigen, die neben der Kommunikation das Videokonferenzsystem als Werkzeug für die Teamarbeit zwischen Teams an verschiedenen Standorten nutzen möchten – z. B. gemeinsame Arbeit an Dateien und anderen Materialien
• für diejenigen, die ihr Notebook als „Alles-könner“-Plattform nutzen

Hardware-Videokonferenz – wem raten wir davon ab?

• großen Unternehmen, die auf Lösungen setzen, die auf ein bestimmtes Ziel fokussiert sind und bevorzugen, dass alles auf lokalen Servern und Geräten passiert, die nur für einen Zweck bestimmt sind
• denjenigen, die auf dem Markt nach Lösungen für die Fernkommunikation suchen, die die beste Video- und Audioqualität bieten – hier dominieren immer noch Hardwarelösungen

Schränkt uns die Wahl einer der oben genannten Optionen ein?

Die Antwort ist einfach: absolut nicht! Heute ist die Trennlinie nicht mehr so deutlich wie noch vor einigen Jahren – Cloud- und On-Premises-Dienste arbeiten effizient zusammen, und die anfängliche Konzentration auf eine Lösung versperrt uns nicht den Weg zur Integration der anderen. Entsprechende Hardware- oder Cloud-Bridges ermöglichen es beiden Lösungen, an einer Videokonferenzsitzung teilzunehmen.

Beide Lösungen profitieren auch viel voneinander – Anbieter wie Vidyo ermöglichen die Installation des Cloud-Dienstes auf einem lokalen Server, und Anbieter von Hardware-Terminals bieten hybride Lösungen an, die mit der Cloud verbunden sind.

Dennoch ist eine Wahl notwendig, und zu Beginn der Implementierung dieser Systeme lohnt es sich, nachzudenken und den Implementierungspfad entsprechend zu planen.

Nichts spricht dagegen, an der Spitze der Unternehmensstruktur zu beginnen und für Entscheidungsträger einige Hardwaresysteme zu implementieren und dann sukzessive allgemein zugängliche Konferenzräume mit kompatiblen Cloud-Systemen auszustatten.

Man kann Videokonferenzen auch von unten nach oben implementieren – für die Bedürfnisse von Mitarbeitern, die sie zur Kommunikation mit dem Kunden nutzen, und dann schrittweise die Ausrüstung innerhalb des Unternehmens zur Verfügung stellen – durch die Ausstattung von Konferenzräumen oder Besprechungszimmern.

Die Wahl der Lösungsart oder der Implementierungsmethodik ist der Anfang des Weges. Der nächste Schritt wird die Auswahl der Ausrüstung sein, insbesondere von Videokonferenzzubehör, das den Cloud-Dienst bei der Bereitstellung von Geschäftskommunikation höchster Klasse unterstützen wird. Und zu diesem Zweck entsteht der zweite Teil des Leitfadens – fokussiert auf die Auswahl der entsprechenden Ausrüstung, die wir an einen Computer / Laptop / Macbook anschließen und die sich unter den gegebenen Bedingungen des Konferenzraums bewähren wird.