Fernarbeit unter Kontrolle

Wenn Sie nach einem benutzerfreundlichen System suchen, das alle Arbeitszeitnachweise, deren Planung und Berichterstattung in Sekundenbruchteilen bewältigt – dann sind Sie hier genau richtig! Lernen Sie TimeMoto kennen.

Die meisten Unternehmen führen eine Arbeitszeiterfassung ihrer Mitarbeiter, nicht nur zur Anwesenheitskontrolle, sondern auch, um im Notfall, z. B. bei einem Brand, Informationen über die Anzahl der sich zu diesem Zeitpunkt im Betrieb befindlichen Mitarbeiter zu haben. Normalerweise erfolgte die Erfassung über an der Tür oder an einem anderen für Mitarbeiter zugänglichen Ort hinterlegte Stempelkarten, doch nach der Verschärfung der DSGVO-Vorschriften hat sich dies geändert. Aus Gründen des Datenschutzes wurden die Vor- und Nachnamen der einzelnen Mitarbeiter durch Logins oder auf andere Weise vergebene Pseudonyme ersetzt.

Die Einführung dieser Änderungen veranlasste einige Unternehmen dazu, nach effizienteren Lösungen als der bisher verwendeten Papierform zu suchen, die nicht nur DSGVO-konform sein, sondern auch die Effizienz der Personalabteilung unterstützen sollten. Eine solche Lösung ist das TimeMoto Zeiterfassungssystem der Firma Safescan. Es ermöglicht nicht nur die Erfassung der Arbeitszeit der Mitarbeiter, sondern hilft auch bei deren Berichterstattung und Planung und ist zudem vollständig DSGVO-konform.

Wie funktioniert das TimeMoto-System?

Der Arbeitgeber erwirbt ein ausgewähltes Terminal, abhängig von der Größe seines Unternehmens und der Art der gewünschten Erfassung (neben der Erfassung per PIN-Code und RFID-Karte kann man sich auch für ein Terminal entscheiden, das Fingerabdrücke liest oder Gesichter erkennt). Zusammen mit dem Gerät erhält man Zugang zu einer Software, die es uns ermöglicht, Papier-Stempelkarten zu ersetzen. Daten über das Kommen oder Gehen eines Mitarbeiters nach dessen Registrierung am Terminal werden mittels Karte, PIN-Code oder biometrischer Option gesammelt. Diese Daten sind nicht nur sichtbar, sondern können auch in eine .pdf-, .xls- oder .csv-Datei exportiert werden, was den Weg zu einer schnellen Verwaltung und Überprüfung dieser Daten ebnet. Wichtig ist, dass die Software auch die Arbeitszeit des Mitarbeiters überprüfen kann. Durch die Einstellung der erforderlichen Arbeitszeit – sei es für eine bestimmte Abteilung, einen Bereich oder eine Niederlassung – haben berechtigte Personen die Möglichkeit zu überprüfen, ob die Mitarbeiter ihre Pflichten über die festgelegte Zeit erfüllen oder ob sie ihre Pausenzeit nicht überschritten haben.

Es ist auch daran zu erinnern, dass die Epidemie, die die ganze Welt getroffen hat, auch beeinflusst hat, wie und wo wir arbeiten. In vielen Unternehmen haben Mitarbeiter begonnen, die Möglichkeit der Fernarbeit zu nutzen, was eine Änderung der Art und Weise mit sich bringt, wie Arbeitgeber die Arbeitszeit abrechnen. Unternehmen, die nur Stempelkarten der Mitarbeiter gesammelt haben, haben keine Möglichkeit, eine Unterschrift auf einer solchen Karte zu erhalten, und selbst moderne RFID-Systeme bewähren sich hier nicht immer. Im Falle des zuvor vorgestellten Systems reicht es aus, die Möglichkeiten der TimeMoto-Cloud zu nutzen. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, sich per App oder über eine Website, die über einen Webbrowser zugänglich ist, zur Arbeit anzumelden, während der Arbeitgeber einen Überblick über die Arbeitszeit der Mitarbeiter und deren Anwesenheit im „Home Office“ hat. Diese Lösung kann auch in Unternehmen nützlich sein, in denen Mitarbeiter ihre Pflichten „im Außendienst“ erfüllen. Überall auf der Welt haben sie nämlich die Möglichkeit, sich anzumelden und die Berechnung der Arbeitsstunden im System zu starten.

Diese Lösung ermöglicht es Arbeitgebern, beruhigt zu sein, da sie wissen, dass keiner der Mitarbeiter ihr Vertrauen in einer solchen Situation missbrauchen wird, und Mitarbeiter können sich auf die Abrechnung, z. B. von Überstunden, verlassen.

Neue, elektronische Arbeitszeitsysteme sind auch in Ausnahmesituationen nützlich, die Mitarbeiter gefährden könnten, z. B. bei der Evakuierung eines Gebäudes. Dank der Live-Anwesenheitsübersicht in der Anwendung können wir überprüfen, ob alle unsere Mitarbeiter das Gebäude verlassen haben. Wenn jemand dies nicht getan hat, sehen wir leicht das Fehlen einer Statusänderung; selbst wenn einer der Mitarbeiter vergisst, das Terminal zu benutzen, wird es für uns einfacher sein, eine solche Person zu identifizieren.

Sich ändernde Vorschriften und die Situation auf der Welt haben beeinflusst, wie wir arbeiten und wie Arbeitsplätze aussehen. Die Änderungen haben sogar das oft übersehene Thema der Arbeitszeiterfassung betroffen. Es lohnt sich, über die Wahl einer geeigneten Lösung nachzudenken, die Vorteile in Form von eingesparter Arbeitszeit für das Personal oder eine bessere Kontrolle der eigenen Arbeit für die Mitarbeiter bringen kann.