Z roku na rok obserwujemy coraz większe zainteresowanie systemami do rezerwacji sal. Z tej okazji warto przedstawić jedno z pierwszych rozwiązań tego typu na rynku, które wciąż jest jednym z najczęściej wybieranych w Europie.

Drodzy Czytelnicy – przed Wami Evoko Room Manager.

 

Fakty mówią same za siebie – jeszcze kilka lat temu na targach ISE w Amsterdamie Evoko było jedynym przedstawicielem systemów do rezerwacji sal konferencyjnych (room management systems). W 2016 roku rozwiązań tego typu było już bardzo wiele. Na rynku pojawili się nie tylko nowi gracze, ale można była zauważyć, że rękawicę podjęło kilka bardziej znanych marek.

 

Czym jest system rezerwacji sal konferencyjnych (room management system)?

Niemal każde przedsiębiorstwo posiada w swojej siedzibie miejsce, zazwyczaj odrębne pomieszczenie, gdzie można spotykać się ze współpracownikami, kontrahentami czy klientami. Im więcej pracowników, tym więcej takich pomieszczeń jest potrzebnych i wówczas zaczynają się problemy.

– Która sala jest akurat wolna?

– Miałem umówione spotkanie, ale ktoś przyszedł wcześniej i zajął moją salę…

– Proszę chwilę poczekać, przejdę się i znajdę jakieś pomieszczenie gdzie będziemy mogli spokojnie porozmawiać. 

– Znowu ktoś wszedł mi w środku spotkania i pytał kiedy zwolnimy salę.

Gdy liczba sal konferencyjnych wynosi powyżej trzech zaczyna się prawdziwy chaos. Rozwiązaniem tego problemu są systemy do rezerwacji sali konferencyjnych – takie jak Evoko Room Manager. Pozwalają one przede wszystkim na czytelną sygnalizację zajętości sali oraz zarządzanie harmonogramem (kalendarzem) rezerwacji pomieszczenia. Kluczowe elementy to także zdalne rezerwowanie/anulowanie spotkań (za pomocą kalendarza) oraz rezerwacja/anulowanie z poziomu panelu przy wejściu do sali. Najbardziej widocznym elementem systemu rezerwacji sal (ale nie jedynym) jest właśnie panel, zazwyczaj dotykowy, który znajduje się przy wejściu do pomieszczenia. Musi on w czytelny sposób sygnalizować status sali. Wszystkie te funkcje i o wiele więcej można znaleźć właśnie w Evoko Room Manager.

Czym wyróżnia się Evoko? Przede wszystkim bardzo dopracowanym designem – zarówno obudowy jak i interfejsu. Rozwiązanie to jest dostępne na rynku już od wielu lat i przez cały ten czas jest nieustanie rozwijane. Idealny przykład to przejrzysty interfejs urządzenia – efekt wieloletniej pracy projektantów – opracowany przy współpracy z użytkownikami. Fantastycznym rozwiązaniem jest również podświetlenie ściany dookoła urządzenia (trochę na wzór Ambilight z telewizorów Philips). To dzięki temu już na pierwszy rzut oka widać czy sala jest wolna czy zajęta; zielone podświetlenie sygnalizuje, że aktualnie powinna być pusta, natomiast czerwone wskazuje, że sala jest już zarezerwowana.

Biorąc pod uwagę całość – produkt jest zaprojektowany w taki sposób, aby nawet początkujący użytkownik nie miał problemów z obsługą.

 

Konfiguracja

Bardzo intuicyjna jest również integracja z pakietem biurowym Microsoft Office – i to również od strony instalacji. Konfigurację Evoko zaczynamy od założenia na serwerze Office365 / Exchange konta tzw. zasobu w panelu administratora Office. W najnowszym Office 365 jest to rozwiązane jeszcze bardziej intuicyjne – zamiast zasobu zakładamy po prostu konto sali konferencyjnej. To bardzo istotny etap konfiguracji, gdyż to właśnie kalendarz przypisany do określonego konta będzie głównym kalendarzem wykorzystywanym przez Evoko.

Idea jest prosta: Evoko nie tworzy oddzielnego ekosystemu, wymagającego wdrożenia, dodatkowych narzędzi programistycznych i szkoleń. To po prostu inteligentny wyświetlacz kalendarza przypisanego do sali konferencyjnej w pakiecie biurowym z którego korzystają i do którego przyzwyczajeni są pracownicy.

 

 

Jeśli jesteśmy już przy temacie wsparcia dla Microsoft Office to warto wspomnieć o innych pakietach biurowych / systemach, które są wspierane przez Evoko. Jeśli Wasza firma, lub firma Waszego klienta działa w oparciu np. o pakiet Lotus czy Google Apps for Business – to Evoko również się z nimi  zintegruje. Pełna lista wspieranych systemów poniżej. Posiadanie jednego z wymienionych jest warunkiem niezbędnym do korzystania z pełni funkcjonalności rozwiązania Evoko Room Manager.

 

 

Jeśli skonfigurowaliśmy już konto sali z poziomu pakietu biurowego to czas przygotować panel Evoko. Wgranie ustawień na Room Managera nie powinno administratorowi czy instalatorowi sprawić najmniejszych problemów. Do przygotowania pliku z pierwszą konfiguracją służy bardzo intuicyjny program Evoko Control Panel, który przeprowadzi nas krok po kroku przez poszczególne etapy konfiguracji.

Na jednym z ostatnich etapów możemy również przypisać do naszej sali kilka dodatkowych informacji, których pakiety biurowe nie obsługują, a które będą widoczne na panelu Evoko, np. pojemność sali czy dostępny sprzęt.

 

Jedną z ostatnich czynności jest wgranie pliku z konfiguracją na pamięć USB (zwykły pendrive), który należy następnie podłączyć do Evoko i uruchomić urządzenie. Konfiguracja załaduje się automatycznie. Aby było jeszcze prościej – każdą kolejną zmianę administrator sieci / dział IT będzie mógł wprowadzić zdalnie, przez lokalną sieć. Evoko Control Panel udostępnia także narzędzia do monitoringu jednostek Evoko w lokalnej sieci czy tworzenia statystyk dotyczących rezerwacji sali konferencyjnych.

 

Rezerwowanie spotkań

Jak wygląda rezerwowanie spotkań? Użytkownik ma dwa podstawowe rozwiązania – może to robić bezpośrednio z poziomu panelu Evoko, gdzie rezerwuje spotkanie ad hoc na najbliższe kilka godzin. Ekran jest dotykowy – wystarczy więc dotknąć ekranu, aby pojawiły się dostępne opcje.

Druga metoda, czyli planowanie spotkań w dłuższej perspektywie czasowej, wymaga już korzystania z kalendarza. I tak, korzystając np. z Outlooka, można przejść na kalendarz osobisty, wybrać datę, godzinę, uczestników i pomieszczenie w którym spotkanie się odbędzie. Wysłanie zaproszenia automatycznie spowoduje zarezerwowanie pomieszczenia w panelu Evoko. Możemy również wejść bezpośrednio w kalendarz sali konferencyjnej i tam przejrzeć grafik sali, aby wybrać odpowiedni termin spotkania.

 

Ile można zaoszczędzić?

Wygoda i przejrzystość to jedno. Druga sprawa to oszczędności, które możemy osiągnąć lepiej zarządzając czasem rezerwacji pomieszczeń w siedzibie oraz czasem pracowników eliminując np. puste rezerwacje czy czas stracony na szukanie wolnego pomieszczenia. Czy możemy sprawdzić jak szybko zwróci się zakup Evoko? Oczywiście, że możemy! Kliknięcie w poniższy diagram przeniesie nas do specjalnego formularza w excelu, po którego wypełnieniu wygeneruje się szczegółowa informacja na temat tego ile zaoszczędzimy na lepszym zarządzaniu salami w naszej firmie.

 

 

U nas Evoko zwróciło się po 14 miesiącach, a u Was?